Desde su creación hace ya más de 20 años, Grupo Alianza Estratégica Portuaria (GAEP) se ha caracterizado por la vanguardia en diferentes procesos de todas sus unidades de negocio, de tal forma que ahora implementa Alianza Sin Papeles, un software que no sólo reduce en un 100% el uso de papel en los expedientes de despacho aduanero, sino comienza a brindar beneficios tanto a sus empleados, como a sus clientes.
Gilberto Cruz, subdirector de operación aduanera en GAEP, sostiene que desde hace año y medio atrás la empresa comenzó a diseñar este software que empezó con sus primeras pruebas en enero de 2020, sin imaginar un escenario de pandemia donde la mayor parte de los colaboradores del corporativo, con sede en Manzanillo, se fue a laborar en casa y con lo cual se aceleró su implementación.
De acuerdo con el ejecutivo, el teletrabajo mediante Alianza Sin Papeles permitió que en la actualidad el 100% de las operaciones de despacho se realicen a través del software, lo que permitió incluso incrementar el rendimiento del personal para no descuidar en ningún momento la cadena de suministro bajo el escenario del COVID-19.
A través de Alianza Sin Papeles, la empresa introdujo una nueva forma de trabajo en la que invirtió en equipamiento del personal mediante pantallas touch que tienen instalado el software desarrollado por talento interno de Grupo Alianza, y a través del cual llevará a cabo los 32,400 despachos aduaneros promedio que tiene en un año, con lo cual se reduce en un 70% el uso del papel total que emplea la compañía en un año, con ahorros de hasta 750,000 pesos y en beneficio del medio ambiente.
Por ponerlo en perspectiva, Gilberto Cruz añade que estos 32,400 despachos se traducen en un expediente por cada uno, mismos que hasta antes de Alianza Sin Papeles constaba de 60 hojas en promedio, pues pasaba por diferentes áreas de Alianza Estratégica Portuaria como es el caso de captura, clasificación arancelaria, glosa, validación, facturación, embarque, previo y otros.
En ese sentido, Miguel Ángel Meraz, jefe de sistemas de la firma, abunda que el software basado en tecnología web, es intuitivo y fácil de utilizar, pero no sólo eso, sino que trabaja de una forma parecida al blockchain de manera interna, donde cada etapa del proceso de despacho va generando registros electrónicos que constituyen el expediente, resguardando en todo momento la información e integridad del mismo para mayor trazabilidad y en alineación con disposiciones de la autoridad aduanera.
Por su parte, Rubén Darío, ejecutivo de sistemas, agrega que actualmente la empresa trabaja en una segunda etapa donde Alianza Sin Papeles pone a disposición del cliente el total de los expedientes de despacho aduanero, con múltiples formas de consulta y descarga de su información con la finalidad de evitar los envíos que Alianza Estratégica Portuaria tenía que realizar vía mensajería, lo cual constituye, además de un ahorro, cada vez más la reducción de procesos y papelería.
Finalmente, Gilberto Cruz señala que al trabajar 100% sin papel en los despachos aduanales, ha traído efectos positivos que no se contemplaron al inicio del proyecto, como es el caso que, durante la pandemia, se pudo continuar con los procesos desde casa sin depender de impresoras o escáneres, por lo que la calidad y productividad del trabajo no disminuyó.
Asimismo, se han tenido ahorros significativos en energía eléctrica, aunque, añade, lo que actualmente se ha convertido en una fortaleza es que la capacidad instalada de la empresa se multiplicó, ya que al trabajar en el sistema Alianza Sin Papel las oficinas del corporativo se pueden apoyar con las cargas de trabajo mutuamente, de tal forma que no es necesaria la presencia física.
Por citar un ejemplo, la oficina de Lázaro Cárdenas puede asignar expedientes para capturar, clasificar, glosar y para validación con un solo click a la oficina de Manzanillo, lo que hace a GAEP más competitivos.
